För dig som förtroendevald

Kommunen sköter en stor del av samhällsservicen, till exempel skola och omsorg. Kommunen styrs av förtroendevalda som väljs av kommuninvånarna vart fjärde år. Här kan du läsa mer om vem som styr och hur kommunen styrs. Du kan även läsa om hur ett beslut fattas och hur du kan överklaga beslut.

Läs om hur kommunen fungerar

Kommunalt självstyre innebär att medborgarna har nära till besluten. Självstyret utövas av en beslutande församling (kommunfullmäktige i kommunen). Det innebär också att man kan anpassa verksamheter efter lokala behov och förutsättningar.

Läs mer om kommunalt självstyre på Sveriges kommuner och regioners (SKR) webbplats

Ett av Uppsala kommuns inriktningsmål är att Uppsalas invånare, organisationer och näringsliv ska vara delaktiga i att utforma samhället.

Uppsalas invånare har åsikter och förslag om kommunens utveckling och är en resurs som ska tas till vara. Tekniska lösningar och strategiska kommunikationsval används för en innovativ, lyhörd och inkluderande medborgardialog. En aktiv dialog ska föras med fackförbund, företag, föreningsliv och civilsamhället.

I kommunens riktlinje för medborgardialog kan du läsa om hur du kan arbeta med medborgardialoger. Med ett gemensamt arbetssätt förbättras kommunens arbete med dialoger vilket stärker demokratin.

Läs riktlinje för medborgardialog på uppsala.se

Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda och om att säkerställa att det som ska göras blir gjort på det sätt som är tänkt. Intern kontroll är det samlade begreppet för de system, processer och rutiner som bidrar till detta.

Som förtroendevald i kommunen eller i ett av kommunens bolag har du ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig.

I praktiken handlar det om att bedriva verksamheten på ett systematiskt sätt, undvika allvarliga fel och genomföra ett förebyggande arbete. Vidare ska nämnderna och bolagen inom sina ansvarsområden se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten.

En del i den interna kontrollen är också att motverka korruption, fusk och oegentligheter.

Läs mer om hot mot demokrati och samhällssystem på SKR:s webbplats

Uppsala kommun har tagit fram en e-utbildning i intern kontroll som riktar sig till dig som förtroendevald. Utbildningen går igenom vad intern kontroll är och hur den organiseras i Uppsala kommun. Utbildningen tar ungefär 20 minuter att genomföra och du gör den i Lärportalen.

Gå webbutbildningen i intern kontroll i Lärportalen (kräver inloggning).

Ditt arbetsmiljöansvar i Uppsala kommun

Genom ditt uppdrag som förtroendevald har du ett arbetsmiljöansvar i Uppsala kommun. På den här sidan hittar du information som beskriver ditt arbetsmiljöansvar.

Läs informationsmaterialet Arbetsmiljöansvar för förtroendevalda på Insidan, kommunens intranät (kräver inloggning)

Arbetsmiljöverket informerar förtroendevalda om arbetsmiljöansvar

Arbetsmiljöverket inspekterar kontinuerligt kommuner och regioner. Under 2019 genomförde arbetsmiljöverket en informations- och tillsynsinsats på politikernivå, med fokus på politikers arbetsmiljöansvar. Under 2020 följde man upp dessa informationsträffar.

Läs mer om informations- och tillsynsinsatsen på Arbetsmiljöverkets webbplats

Utbildningspaket förtroendevaldas arbetsmiljöansvar

På Sveriges kommuners och regioners (SKR) webbplats finns även ett utbildningspaket som beskriver ditt arbetsmiljöansvar som förtroendevald. Där presenteras det regelverk som gäller på arbetsmiljöområdet.

Gå till utbildningspaketet på SKR:s webbplats

Kontakta arbetsgivarenheten om du har frågor

Om du har frågor om ditt arbetsmiljöansvar kan du kontakta arbetsgivarenheten, kommunledningskontoret i Uppsala kommun.

Läs mer om arbetsmiljö på Insidan, kommunens intranät
(kräver inloggning)

Som förtroendevald i Uppsala registreras du och dina uppdrag i kommunens förtroendemannaregister.

På Uppsala kommuns webbplats visas samtliga kommunens förtroendevalda med kontaktuppgifter. Som en service till allmänheten och andra intressenter går det här att söka politiker inom kommunens nämnder och styrelser. Här visas namn, parti, förtroendeuppdrag och din e-postadress.

Gå till listan över förtroendevalda i Uppsala kommun

Uppsala kommuns författningssamling beskriver arbetsordningen för kommunfullmäktige.

Läs Uppsala kommuns arbetsordning för kommunfullmäktige på uppsala.se

Uppsala kommun arbetar med mål- och resultatstyrning. Det betyder att du som förtroendevald och dina politikerkollegor styr utifrån de mål ni sätter upp och de resultat som kommunens verksamheter ska uppnå.

Mål och budget är kommunens övergripande styrdokument.

Läs Mål och budget på uppsala.se

Läs mer om hur kommunen tar fram Mål och budget

Reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Uppsala kommun innehåller de gemensamma bestämmelserna som gäller för kommunstyrelsen och nämnderna.

Läs reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder på uppsala.se

Kommunstyrelsen har en uppsiktsplikt enligt kommunallagen. Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen ska kontrollera att kommunens verksamheter drivs och utvecklas i enlighet med lagar, förordningar och beslutade styrdokument.

Kommunstyrelsen har en särskild ställning bland nämnderna i och med att den har en ledande och samordnande roll i kommunen. Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen på ett systematiskt sätt ska följa utvecklingen inom de andra nämnderna och inom de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen har utifrån sin uppsiktsplikt rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt lämna förslag till kommunfullmäktige om eventuella behov av förändringar.

Läs mer om kommunstyrelsens uppsiktsplikt och hur uppföljningsarbetet går till på kommunens intranät Insidan (kräver inloggning).

Kommunen har ett stort antal styrdokument och delegationsordningar. Dessa hittar du på Uppsala kommuns webbplats.

Ett styrdokument kan exempelvis bestå av en policy, riktlinje, handlingsplan eller planprogram.

Gå till listan över styrdokument på uppsala.se

Delegationsordningarna är en typ av styrdokument som reglerar vem eller vilka som på nämndens vägnar får fatta beslut i specificerade ärenden.

Gå till listan över delegationsordningar på uppsala.se

Som ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnd eller bolagsstyrelse får du låna en Ipad. Med den kan du läsa din e-post och ta del av handlingar och annan information som publiceras på Insidan och kommunens externa webbplats.

Din Ipad beställs av kommunledningskontoret, eller bolagsadministratören, när ditt uppdrag startar. Den lämnas sedan ut enligt överenskommelse med IT/Teleteknik och din nämnd- eller kommunsekreterare eller bolagsadministratör.

IT-supporten kan också hjälpa till med introduktion för hur du använder din Ipad och får tillgång till handlingar och annan information från din nämnd.

Inloggningsuppgifter
Du behöver ett antal uppgifter för att använda din Ipad. Du måste känna till ditt inloggningsnamn och lösenord till kommunens nätverk. Du använder dessa uppgifter både för att använda kommunens trådlösa nätverk och för att logga in på kommunens intranät Insidan.

Om du vill läsa e-post måste du även ha tillgång till uppgifterna om ditt e-postkonto. Du behöver också känna till PIN-koden för att kunna nå internet utanför det trådlösa nätverket. PIN-koden hittar du på det SIM-kort som följer med ditt startpaket.

Om du slutar ditt uppdrag
Om du avsäger dig ditt uppdrag – och inte har ett annat kommunalt uppdrag där du använder Ipad som arbetsverktyg – måste du lämna tillbaka din Ipad inom tre veckor efter att kommunfullmäktige beviljat din avsägelse. Du lämnar själv in din Ipad till IT-supporten på Verkstadsgatan 3.

För att logga in på kommunens nätverk väljer du Uppsala_mobile, och anger där ditt användarnamn och lösenord.

Alla förtroendevalda har en standardiserad e-postadress som följer namnstandarden fornamn.efternamn@pol.uppsala.se.

Uppsala kommun hanterar i första hand kommunikationen med förtroendevalda till den här e-postadressen. Det är därför viktigt att du regelbundet bevakar den e-postbrevlådan.

Mejladressen läggs även upp i kommunens förtroendemannaregister och kommer via kommunens webbplats vara den adress som presenteras för allmänheten.

Läs din e-post ofta! Och tänk på att e-post som kommer till dig, även privat, kan vara en allmän handling som ska registreras. Kontakta registrator för hjälp med det.

Ditt lösenord går ut efter ett år och du måste då byta lösenordet. Du återställer ditt lösenord enkelt själv i en webbläsare på din mobil, Ipad eller dator. Tjänsten kräver att du loggar in med BankID.

Återställ ditt lösenord med BankID

1.   Gå till sidan https://eu.login.specopssoft.com/Authentication/Password/Reset?domainName=uppsala.se

2.  Ange ditt användarnamn och klicka OK.

3.  Identifiera dig med BankID.

4.  Ange ditt nya lösenord.

Läs en mer utförlig instruktion om hur du återställer ditt lösenord i Guide & Tips.

Om du inte har BankID och inte vill skaffa ett så finns ingen självbetjäningsportal för lösenord. Kontakta i så fall kommunens IT-support och be om ett nytt lösenord.

I Uppsala kommun finns möjlighet att signera kommunens handlingar elektroniskt i e-underskriftsportalen. Bland annat justerar vi numer alla nämndprotokoll via e-underskriftsportalen.

Portalen erbjuder en avancerad elektronisk underskrift som är knuten till dig genom att du legitimerar dig med ett elektroniskt ID (BankID eller FrejaEID+). När det finns ett dokument för dig att signera får du ett aviseringsmeddelande till din e-post och du kan då logga in och skriva under dokumentet.

I Guide och Tips hittar du instruktioner för hur du loggar in och signerar ett dokument

Om du har en fråga eller annat supportärende som gäller exempelvis it-system, program, din dator eller annan it-utrustning eller att beställa intyg ska du använda Supportportalen.
Den är även tillgänglig för dig som är förtroendevald.

Du hittar Supportportalen som en app på din Ipad. Du kan också logga in på den via din webbläsare.

Öppna Supportportalen

Du loggar in i Supportportalen med din pol-mejladress och samma lösenord som du använder till din e-post eller för att logga in på Insidan.

I Supportportalen kan du själv kontakta it-supporten, löneenheten och få hjälp med din Ipad. Portalen är uppbyggd utifrån olika ingångar och därunder finns olika alternativ som du väljer utifrån det stöd du behöver.

Här ser du några ingångar som kan vara aktuella för dig:

1. Felanmälan till IT

IT => Felanmälan IT

2. Support av program

IT > Support Program / System
(Välj här det program du vill ha hjälp med i menyn under Vänligen välj ... till exempel First Agenda Prepare)

3. Om du har problem med din Ipad

Telefoni > POL - iPad (Förtroendevalda)

4. När du behöver intyg om ditt arvode

Lön > Beställa Intyg

5. Om du vill lämna nya skatteuppgifter

Lön > Medarbetare > Lämna skatteuppgifter

När du har skickat in ditt ärende hittar du det under Mina ärenden överst på första sidan i Supportportalen.

Du får också ett aviseringsmejl till din pol-mejl så snart ärendet är registrerat eller när något händer med ditt ärende.

Tidigare mejladresser till löneenheten och it-supporten är nu inaktiverade så dessa kan du inte använda längre.

En handling är allmän om den förvaras hos kommunen och antingen har kommit in till eller blivit upprättad inom kommunen. Som förtroendevald måste du följa de regler som gäller för registrering av inkomna handlingar. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Varje nämnd har ett eget diarium.

Vad är en handling?

En handling kan vara ett brev, protokoll eller beslut men också e-post, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information. En handling är allmän även om den är ställd personligen till dig som förtroendevald om den rör kommunens verksamhet.

Du ansvarar då för att handlingen blir diarieförd. Kontakta din registrator, nämndsekreterare eller bolagsadministratör om hur du ska göra för att handlingar ska bli diarieförda.

E-post är allmän handling

E-post blir enligt huvudregeln i tryckfrihetsförordningen allmän handling i samma stund som den blir tillgänglig i läsbar form för innehavaren av den elektroniska brevlådan. Alla som sänder eller tar emot handlingar (e-post, fax, brev) är skyldiga att bedöma om en handling som kommer in till kommunen, eller sänds därifrån, är en allmän handling och om den ska diarieföras.

Sekretess

En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd.  Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara aktuella för sekretess. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om en person skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt om inte kommunen med stöd av lagen tar beslut om det.

Lätt att hitta

För att det ska vara enkelt att se om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Det går också att se att ett ärende handläggs i enlighet med gällande lagar och förordningar. Varje nämnd har ett eget diarium.

Diarieföring trots hemadress

En medborgare kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till dig som förtroendevalda på hemadressen. Om du mottar ett brev på hemadressen som rör ett kommunalt ärende är du skyldig att se till att brevet diarieförs hos kommunen.

Det är viktigt att din och andras personliga integritet respekteras. Dataskyddsförordningen, GDPR, är till för att din integritet inte kränks när dina personuppgifter behandlas.

Läs mer om hur kommunen behandlar personuppgifter på uppsala.se

Kommunallagen reglerar vad kommunen får göra och inte göra, och villkoren för arbetet i kommunfullmäktige och nämnderna.

Läs Kommunallag (2017:725) på Riksdagens webbplats

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger alla rätt att fritt ge ut tryckta skrifter. En myndighet kan aldrig censurera eller i förväg granska det som skrivs.

Offentlighetsprincipen

En av de viktigaste formerna av offentlighet är varje svensk medborgares rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Denna rättighet är inskriven i tryckfrihetsförordningen.

Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga i stat, kommun och landsting.

Läs Tryckfrihetsförordning (1949:105) på Riksdagens webbplats

Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om myndigheternas handläggning vid registrering, utlämnande och annan hantering av allmänna handlingar. Lagen innebär begränsningar i yttrandefriheten och rätten att ta del av allmänna handlingar. Lagen innehåller även bestämmelser om tystnadsplikt i offentlig verksamhet.

Läs Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) på Riksdagens webbplats

Förvaltningslagen är grunden för rättssäkerhet och service. Den innehåller grundregler för hur myndigheter i stat och kommun ska handlägga ärenden och sköta kontakterna med allmänheten.

Läs Förvaltningslag (2017:900) på Riksdagens webbplats

All offentlig upphandling måste ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). LOU har sitt ursprung i ett EG-direktiv. Allt som en offentlig verksamhet köper måste upphandlas, antingen genom direktupphandling eller anbud. Syftet med lagen är att de offentliga medlen ska användas på bästa sätt och samtidigt ge leverantörer möjlighet att tävla på samma villkor.

Läs Lag (2016:1145) om offentlig upphandling på Riksdagens webbplats

Som förtroendevald kan du vara jävig i ett ärende och får då inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Du ska självmant tillkännage om du är jävig i ett ärende.

Som förtroendevald i kommunen är du jävig om

• saken angår dig själv eller din make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående
• ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig själv eller någon närstående
• du eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång
• ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som du själv är knuten till
• du har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken
• det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till din opartiskhet i ärendet.

Om du är jävig får du inte delta eller närvara vid handläggningen av ett ärende. Du ska själv meddela om du känner till en omständighet som skulle kunna utgöra jäv mot dig.

Om det uppkommer en fråga om jäv mot dig som förtroendevald, och någon annan inte kan representera i ditt ställe, ska nämnden snarast besluta i jävsfrågan. Du får endast delta i prövningen av jävsfrågan om nämnden inte är beslutför utan dig och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov.

Acklamation
När beslut fattas utan votering (rösträkning) tas de med acklamation. Ledamöterna får ropa ja eller nej och ordföranden bedömer vilka röster som är flest.

Ajournera
Att ajournera ett sammanträde innebär att ett uppehåll tas i sammanträdet. Ajournering kan användas för en kort rast för enskilda överläggningar eller för att ge någon tid att arbeta om ett förslag. Ajournering kan även pågå längre, till exempel till en annan dag.

Allmän handling
En handling är allmän om den förvaras hos kommunen och antingen har kommit in till eller blivit upprättad inom kommunen. Som förtroendevald måste du följa de regler som gäller för registrering av inkomna handlingar.

Anslag
Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen anslås på anslagstavlan (se Justering). Anslaget får inte tas bort från anslagstavlan före överklagandetidens utgång (se Överklagan).

Beredning
Sammanfattande begrepp för att förbereda och arbeta med ett ärende.

Beredningstvång
Ett ärende som väckts i fullmäktige måste beredas av kommunstyrelsen innan det får avgöras av fullmäktige. Kommunstyrelsen ska yttra sig i ärenden som beretts av annan nämnd eller fullmäktigeberedning. Beredningstvånget innebär också, förutom beredningen av kommunstyrelsen, att ett ärende ska beredas av den nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör.

Beslutsför
Enligt kommunallagen har fullmäktige eller en nämnd rätt att handlägga ärenden och besluta endast om fler än hälften av ledamöterna är närvarande.

Bordlägga
Kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder kan beslutas att bortlägga ett ärende. Beslut i ärendet skjuts då upp och ärendet ska i oförändrat skick tas upp vid kommande sammanträde.

Delegation
Överlåta arbete och beslut till någon annan, på lägre nivå, t.ex. utskott/beredningar, andra grupper eller enskilda personer. Beslutade delegationsordningar finns bland publicerade styrdokument på Uppsala kommuns hemsida.

Fråga
En ledamot i kommunfullmäktige kan ställa en fråga till en politiker som har ansvar för ett visst område. I debatten i fullmäktige får bara den som ställt frågan och den svarande delta. En fråga leder inte till något beslut.

Förvaltningslagen
Den lag som reglerar förvaltningsmyndighetens verksamhet och innehåller bland annat regler om serviceskyldigheten mot allmänheten, hur ärenden ska handläggas samt regler för överklagande av myndighetsbeslut (förvaltningsbesvär, se Överklagan).

Interpellation
Interpellation är en fråga från ledamot i fullmäktige som lämnats in skriftligt i förväg och riktas till en ordförande i kommunstyrelsen, nämnd, fullmäktigeberedning eller bolag.

Justering
Protokoll från sammanträden ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Se även Anslag och Överklagan.

Jäv
Läs om jäv på kommunens webbplats.

Motion
En motion är ett skriftligt förslag som lämnats in av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Innan en motion kan tas upp av fullmäktige måste den utredas så att fullmäktige kan ta ställning till förslaget.

Proposition
Proposition är ett av ordföranden framställt förslag till beslut vid omröstning.

Propositionsordning/beslutsordning
Ordförande föreslår beslutsordning för framförda förslag. Återfinns under Beslutsgång i protokollet.

Reservation
En eller flera ledamöter kan reservera sig mot ett beslut som kommunfullmäktige eller styrelsen/nämnden fattar. Anledningen är att ledamoten vill visa att man inte håller med om det som beslutats. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutats. Reservationen kan följas av en skriftlig motivering som måste inlämnas innan protokollet justeras.

Särskilt yttrande
Komplettering till beslut av en eller flera ledamöter. Kallas även protokollsanteckning.

Votering
Ledamöter kan begära att ett beslut ska fattas efter votering (röstning). Vid en votering ska ledamöterna rösta ja eller nej till ett förslag. De kan också avstå från att rösta.

Yrkande
Att begära eller föreslå att fullmäktige, nämnden eller styrelsen ska besluta på ett visst sätt. Måste ställas under proposition.

Återremiss
Ett ärende kan återremitteras om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna. Det betyder att frågan ska utredas ytterligare innan beslut fattas. Återremiss ska motiveras i protokollet.

Öppna sammanträden
Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktiges sammanträden alltid vara öppna för allmänheten. Det innebär att allmänheten har rätt att komma och lyssna på överläggningar och beslut. En besökare har däremot inte rätt att yttra sig vid sammanträdena. Styrelsen och övriga nämnder kan besluta att sammanträden ska vara öppna. I Uppsala kommun har Arbetsmarknadsnämnden, Gatu- och samhällsmiljönämnden, Idrotts- och fritidsnämnden, Kulturnämnden, Omsorgsnämnden och Socialnämnden valt att ha öppna sammanträden under mandatperioden 2015–2018.

Överklagan
Ett beslut i fullmäktige kan överklagas till förvaltningsrätten (förvaltningsbesvär). Överklagandet ska ha kommit in till förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag då det anslagits på kommunens anslagstavla att protokollet över beslutet justerats (se även Anslag och Justering). Tiden för överklagande av en gemensam nämnds beslut räknas från det att anslag publicerats på kommunens anslagstavla. Anslaget måste finnas på anslagstavlan under hela överklagandetiden för att tiden ska löpa ut.

På Sveriges kommuner och regioners (SKR) webbplats hittar du presentationer som sammanfattar viktiga aspekter av EU för dig som arbetar i en kommun eller region.

Gå till sidan Öka kunskapen om EU på SKR:s webbplats

Du kan även titta på en videoutbildning från SKR där du får lära om EU:s funktionssätt och hur den lokala och regionala nivån påverkas av EU:s arbete. Utbildningen ger även några perspektiv på vad du som kommun- och landstingspolitiker kan göra för att delta i EU-politiken och bidra till dess utveckling.

Se filmen med utbildningen EU påverkar oss – EU-utbildning för kommuner:

EU påverkar oss - EU-utbildning för kommuner from Sieps on Vimeo .

Videoutbildningen tar ungefär en timme.