Kommunen upphandlar såväl bananer som torkskåp och fossilfria förskolebussar. Det innebär kontakt med många leverantörer i olika branscher. I genomsnitt finns varje år cirka 2 500 aktiva avtal där leverantörerna levererar varor och tjänster till kommunala verksamheter.

– Vårt mål är att göra upphandlingsprocessen så smidig som möjlig för alla. Vi har inte lyckats förkorta upphandlings-processen men den har blivit enklare och tydligare, säger Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef Uppsala kommun.  

Konkreta siffror

Sveriges kommuner och regioner (SKR) mäter löpande kommunernas service i myndighetsärenden och företagsklimat. I den senaste nöjd kund index-mätningen (NKI) 2022 var siffran för upphandling 65,3.

– Nästa mätning kommer nu i april och jag hoppas och tror att nöjdheten ökat ytterligare, säger Helena Sköld Lövgren.

Grundkravet styr

En upphandling kan ta från tre månader upp till flera år. Som upphandlare på kommunen leder du arbetet från behovsanalys till färdigt avtal. För att hitta rätt produkt som lever upp till verksamhetens behov och kommunens krav behövs bred kunskap. Helena upplever att det finns en missuppfattning om att kommunen alltid väljer det billigaste alternativet i en upphandling. Det stämmer inte.

– Vi utgår från verksamhetens och kommunens mål på produkten eller tjänsten. I många upphandlingar används mervärdeskrav och då utvärderas till exempel kvalitet, organisation med mera, säger Helena Sköld Lövgren.

I de upphandlingar där kommunen exakt känner till behovet kan lägsta pris användas som ekonomiskt mest fördelaktigt alternativ.

– Men det innebär inte att kommunen inte har ställt kvalitetskrav med mera, de kraven är i regel betydligt snävare vid dessa upphandlingar, säger Helena.

Bjuder in till dialog

Målet är att alltid få ut så mycket av varje skattekrona. Under 2024 är det högaktuellt med försörjningsberedskap och hållbarhet. För att vara en bra samarbetspartner till företag som vill vara med i en upphandling bjuder stab upphandling in till leverantörsträffar ett par gånger per år. Nästa leverantörsträff är 15 maj.

– Det är ett bra sätt att berätta för alla som vill leverera till kommunen om vårt behov och de krav som gäller. Vid det senaste tillfället kom 300 personer, säger Helena Sköld Lövgren.

Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef Uppsala kommun. Foto: Thérése Larsson

Bättre uppföljning

Uppföljning är viktigt för rättvis konkurrens. Utan uppföljning finns en risk att den som vunnit en upphandling inte lever upp till de krav som ställts. Företag har lyft att kommunen bör bli bättre på det. Under 2022 identifierades cirka 13 miljoner kronor i felfaktureringar och fördyrningar på grund av okunskap i hur avtalen ska nyttjas på bästa sätt.

– Seriösa aktörer vill konkurrera på lika villkor och uppföljning är vårt sätt att säkerställa att de leveranser vi får av våra upphandlade leverantörer håller måttet. Idag har vi stärkt upp med ytterligare en avtalscontroller och gör stickprov på alla avtal cirka sex månader efter avtalsstart, säger Helena.  

Förenklat språket

I mötet med företagen har även synpunkter om att kommunens upphandlingar, och dokumenten som ska fyllas i, är krångliga.

– Vi har inte lyckats korta processen men vi har klarspråkat och förenklat våra upphandlingsunderlag, säger Helena. 

Den som vill vara med i en upphandling kan dessutom få del av underlaget innan upphandlingen startar.

– Genom att Uppsala kommun genomför RFI:er (Request for information) innan upphandlingar så kan vi som leverantörer bidra och ge vår input till hur kommunen kan säkra hög kvalitet kombinerat med bra priser, och överväga alternativa sätt att handla upp som i slutändan kan ge bra leverantörsrespons, säger Magnus Tauvon, vd, Knowit.

Vanligt att överklaga

En upphandling kan ta från tre månader upp till flera år. Att upphandla en ny matleverantör tar cirka tre år.

– Vi måste alltid räkna med att leverantörer som inte vinner anbudet överklagar och tar med det i vår tidsuppskattning. Vi kan på det senaste årets ökning av överprövningar se att konjunkturläget drabbat leverantörerna hårt inom vissa branscher och att ett avtal med kommunen ger en ökad trygghet, säger Helena. 

Det är dessutom vanligt att företag som inte vunnit upphandlingen har frågor och vill ha återkoppling efter avslutad upphandling.

– För att utveckla och förbättra oss som samarbetspartner jobbar vi på att bli bättre och snabbare på att återkoppla, där har vi utvecklingspotential, säger Helena. 

Artikelserie under våren

Under våren 2024 fördjupar vi oss i sex myndighetsområden för att ge dig en inblick i hur arbetet för företagsklimatet kontinuerligt utvecklas: bygglov, brandskydd, markupplåtelse, miljö- och hälsoskydd, livsmedelskontroll, serveringstillstånd och upphandling.

Jag vill se samtliga artiklar som finns i serien om arbetet för ett bättre företagsklimat (uppsala.se)