Fakturor och rekvisitioner

• Referenskod (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe), se mer information nedan
• Bankgiro – eller plusgiro
• Organisationsnummer
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp samt momssats
• Momsregistreringsnummer
• Vad fakturan avser

Läs om fakturor på skatteverket.se

Om det saknas uppgifter om exempelvis referensnummer, organisationsnummer, betalinformation eller   fakturanummer skickar vi tillbaka din faktura. Du får då skicka en ny faktura med de kompletterade uppgifterna, nytt fakturadatum och ny förfallodag.

Det är viktigt att fakturor ställs till Uppsala kommun, som är vårt juridiska namn. 

När du skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens. Referensen är numerisk och består av 2–6 siffror, ingen ytterligare text ska skrivas i referensfältet.

Alla verksamheter inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer (kostnadsställe). Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Om beställningen har utförts i Uppsala kommuns e-handelssystem finns ett ordernummer som ska placeras i fältet "Inköpsordernummer". Ingen ytterligare text ska skrivas i detta fält. Våra inköpsordernummer börjar på 31 och består av 9 siffror.

För mer information om referens och inköpsordernummer i e-fakturafiler, se underrubrik för respektive e-fakturaformat.

Uppsala kommuns faktureringsadress

Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala

Organisationsnummer: 212000-3005
VAT-nummer: SE212000300501

GLN-kod: 7340047000001
Peppol-id 0007:2120003005

Försändelser som reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott ska adresseras direkt till mottagaren.

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter, till exempel vårdfakturor, ska skickas till nedanstående adress efter överenskommelse med mottagande verksamhet på Uppsala kommun. Ange på fakturan det kundnummer alternativt de personuppgifter ni kommit överens om med mottagande verksamhet.

Leverantörer som skickar fakturor som innehåller sekretessuppgifter kan inte skicka fakturor via Fakturaportalen. Däremot ser vi gärna att ni skickar e-fakturor till oss.

Faktureringsadress för vårdfakturor

Uppsala kommun
Box 1108
751 41 Uppsala

Om du ska betala tillbaka pengar till Uppsala kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska återbetalningen göras till Bankgiro 392-2713.

När Uppsala kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

• Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.
  
  
• Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Uppsala kommun som uppbördsman.
  
  
• Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Mer information om F-skatt, momspliktig verksamhet och skattebefrielse hittar du på Skatteverkets webbplats.

Uppsala kommun omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid försäljning av byggtjänster. Det betyder att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten.

Därför ska alla byggföretag som säljer och fakturerar byggtjänster till kommunen

• fakturera tjänsten utan mervärdesskatt (moms)
• ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan
• ange kommunens VAT-nummer på fakturan, VAT-nummer: SE212000300501.

Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum/enligt överenskommen betalplan. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Dröjsmålsränta utgår enligt gällande räntelag.

Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 via PEPPOL-nätverket. Uppsala kommuns PEPPOL-id är 0007:2120003005.

Innehåll i e-fakturans taggar för att få referens och inköpsordernummer i rätt fält

Referens

<Invoice><cbc:BuyerReference>

Inköpsordernummer

<Invoice><cac:OrderReference><cbc:ID>

Inköpsordernummer, radnummer (Orderradsreferens)

<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cbc:LineID>

Har du frågor om e-fakturor, kontakta system.ek@uppsala.se.

E-faktura via fakturaportal för dig som inte har möjlighet att skicka e-faktura

Om du som leverantör till oss inte har möjlighet att skicka e-faktura erbjuder vi dig att kostnadsfritt använda vår fakturaportal.

Fakturaportalen

Uppsala kommun använder endast e-rekvisitioner. E-rekvisitionen skapas i kommunens inköpssystem och benämns som en elektronisk rekvisition (e-rekvisition).

E-rekvisitionen är en värdehandling. Utseendet på den är unik för Uppsala kommun. En e-rekvisition skrivs ut i PDF-format och lämnas till dig som leverantör.

E-rekvisitionen är redan attesterad och kräver ingen underskrift på det utskrivna PDF-dokumentet. Attestantens namn står förtryckt på raden längst ner.

Viktigt att begära giltig legitimation

Det är viktigt att leverantören alltid begär giltig legitimation av den person som handlar med en e-rekvisition. Annars kan betalning utebli. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.

Så behandlar Uppsala kommun personuppgifter.

Uppsala kommun har två sorters rekvisitioner. En för kommunanställda och en för klienter som är i behov av försörjningsstöd.

E-rekvisition för kommunanställda

Rekvisitionerna är godkända och elektroniskt attesterade av behörig person enligt kommunens attestreglemente.

Exempel på hur en e-rekvisition ser ut (PDF, 92 KB)

Klientrekvisition

Det finns en särskild e-rekvisition för klienter som är i behov av försörjningsstöd (ekonomiskt bistånd). Rekvisitionen är attesterad med en underskrift av en behörig handläggare som även har skrivit dit personens namn och personnummer.

Observera att klientrekvisitionerna har en särskild faktureringsadress och att inga personuppgifter ska finnas med på fakturan, endast referens ska uppges. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.

Exempel på hur en klientrekvisition ser ut (PDF, 97 KB)

Du kan kontrollera giltigheten hos en rekvisition per telefon alternativt per e-post.

Verifiera rekvisition per telefon:

Under våra supporttider måndagar och torsdagar 9.00–11.00 och 13.00–15.00 kan du verifiera rekvisitionen per telefon.

• Ring till 018-726 00 60
• Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).

Verifiera rekvisition via e-post:
Måndag-fredag 9.00-15.00

• Mejla till uppsalakommun.ekonomisupport@uppsala.se
• Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).
  Vi försöker att svara inom en timme under kontorstid.

Uppsala kommuns rekvisitioner är elektroniska och är giltiga en månad. För Uppsala kommuns avtalade leverantörer kan det finnas andra överenskommelser om giltighetstid.