Fakturor

Som leverantör till Uppsala kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Enligt nytt lagkrav måste du som leverantör skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) till offentlig sektor från och med 1 april 2019.

Lagen gäller inte inköp som görs på ramavtal utfärdade före 1 april 2019. I dessa fall kan du som leverantör fortsätta skicka fakturor enligt tidigare överenskommelser under hela avtalstiden.

Observera att PDF-fakturor inte är e-fakturor och därmed inte godkända enligt de nya lagkraven.

Fakturor som innehåller information som riskerar att  röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte skickas som elektroniska fakturor.

• Referenskod (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe), se mer information nedan
• Bankgiro – eller plusgiro
• Organisationsnummer
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp samt momssats
• Momsregistreringsnummer
• Vad fakturan avser

Läs om fakturor på skatteverket.se

Om det saknas uppgifter om exempelvis organisationsnummer, betalinformation eller   fakturanummer skickar vi tillbaka din faktura. Du får då skicka en ny faktura med de kompletterade uppgifterna, nytt fakturadatum och ny förfallodag.

Det är viktigt att fakturor ställs till Uppsala kommun, som är vårt juridiska namn.

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När du skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.

Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (= ansvarsnummer/kostnadsställe). I annat fall måste ni som leverantör fråga efter referensen. 

Uppsala kommuns faktureringsadress

Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala

Organisationsnummer: 212000-3005
VAT-nummer: SE212000300501

Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.

Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter, t.ex. vårdfakturor får inte skickas som e-faktura till Uppsala kommun. I dessa fall finns det olika regler beroende på vad fakturan avser.

Kontakta ekonomisupport@uppsala.se för vidare utredning.

Om ni efter överenskommelse med Uppsala kommun ska skicka dessa fakturor till separat fakturaadress gäller adressen nedan. Ange det kundnummer alternativt de personuppgifter ni kommit överens med mottagande verksamhet om på fakturan.  

Faktureringsadress för vårdfakturor

Uppsala kommun
Box 1108
751 41 Uppsala

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När du ska skicka en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen.

Om köparen inte betalar faktura i rätt tid medges att avgifter och dröjsmålsränta utgår enligt inkasso- och räntelagens bestämmelser (SFS 1981:739 och 1975:635). Framställan avseende ersättning för försent betald faktura bör lämnas till köparen senast 30 dagar efter erlagd betalning genom separat faktura. Av framställan ska hänvisning till försenad faktura och referenskod framgå. Krav på ersättning för sen betalning får ej påföras efterföljande faktura.

Om du ska betala tillbaka pengar till Uppsala kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska återbetalningen göras till Bankgiro 392-2713.

När Uppsala kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

  • Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.

  • Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Uppsala kommun som uppbördsman.

  • Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Mer information om F-skatt, momspliktig verksamhet och skattebefrielse hittar du på Skatteverkets webbplats.

Uppsala kommun omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid försäljning av byggtjänster. Det betyder att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten.

Därför ska alla byggföretag som säljer och fakturerar byggtjänster till kommunen

• fakturera tjänsten utan mervärdesskatt (moms)
• ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan
• ange kommunens VAT-nummer på fakturan, VAT-nummer: SE212000300501.

Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum/enligt överenskommen betalplan. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Dröjsmålsränta utgår enligt gällande räntelag.

Olika typer av fakturor

Många affärssystem har idag möjlighet att skicka e-fakturor i Svefaktura-format. Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i det så kallade Svefaktura-formatet, i enlighet med SFTI Basic Invoice version 1.0. Detta är en standard som tagits fram av Sveriges kommuner och landsting (SKL).

Mer information om formatet hittar du på STFIs webbplats 

En korrekt referens ska alltid finnas med på fakturor till Uppsala kommun. Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.

Referensen gäller för hela fakturan och skall anges i tagg enligt nedanstående exempel.
Exempel: Svefaktura med referens (ansvar/kostnadsställe) 7422 (obligatorisk) och extrareferensen arbetsordernummer 615759 (ej obligatorisk).

 kodexempel på en Svefaktura till Uppsala kommun

Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita

Uppsala Kommuns identitet vid Svefaktura: Organisationsnummer (2120003005) eller GLN-kod (7340047000001)

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska EJ skickas som elektroniska fakturor (så kallade e-fakturor).

Vill du som leverantör skicka e-fakturor? Kontakta system.ek@uppsala.se

Från och med 1 april kommer Uppsala Kommun att kunna ta emot elektroniska fakturor som uppfyller den Europeiska standarden, PEPPOL BIS Billing 3.

 

Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet EDIFACT (EDI), i enlighet med SFTI Fulltextfaktura, version 2.3

Läs mer på stfi.se

En korrekt referens ska alltid anges. Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Referensen gäller för hela fakturan och skall anges i taggen RFF+CR enligt nedanstående exempel.

Exempel för faktura med referens (ansvar/kostnadsställe) 7752:
RFF+CR:7752'

Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita
Uppsala Kommuns identitet vid EDI-/fulltext-faktura: GLN-kod 7340047000001

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte skickas som elektroniska fakturor.

Vill du som leverantör skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) kontakta system.ek@uppsala.se

Uppsala Kommun kan ta emot så kallade periodiska fakturor. Periodisk fakturering ger möjligheter att effektivisera fakturahanteringen när det inte finns någon enskild beställning i botten. Det kan gälla exempelvis för hyror, energi och telefoni. Vi kan ta emot periodisk fakturering med två tekniska lösningar.

Alternativ 1:
SFTI Fulltextfaktura. Uppsala Kommun har i dagsläget version 2.3 av fulltextfaktura.
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen RFF+SS.
Exempel: RFF+SS:072-5189520.

Alternativ 2:
Svefaktura, i enlighet med SFTI Basic Invoice, version 1.0 .
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD".
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "CT" används för att specificera att det är referens till ett avtal som avses. Avtalsid anges enligt överens¬kommelse mellan leverantör och kund.
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD" ska användas för att specificera att det är referens till ett objekt (t.ex. hyresobjekt, telefonnummer) som avses.
Exempel:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" IdentificationSchemeID="CT">TELE</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ACD">0765123456</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>

Vill du som leverantör skicka periodiska fakturor kontakta system.ek@uppsala.se

Faktureringsadress för pappersfakturor:

Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Mejladress för PDF-fakturor:

leverantorsfaktura.uppsalakommun@uppsala.se

Observera att inga textmeddelanden som mejlas till denna adress läses, endast filerna hämtas.

Viktigt är det att det är en PDF-fil per faktura (inklusive bilagor). Man kan dock skicka in flera PDF-filer i samma mejl.

Filerna ska vara i formatet PDF eller Multi-Tiff.

 

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.

Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen

Kontakta ekonomisupport

Telefon: 0771-77 30 00 

måndag 9.00–12.00 och 13.00–15.00
tisdag–fredag 9.00–12.00

E-post: ekonomisupport@uppsala.se