Kakor (cookies)

Vi använder kakor (cookies) för att uppsala.se ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att fortsätta ditt besök godkänner du att vi använder kakor. Läs mer om hur vi använder kakor på uppsala.se

Som leverantör till Uppsala kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss.

Det är lagkrav på att du som leverantör ska skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) till offentlig sektor. Lagen gäller dock inte inköp som görs på ramavtal utfärdade före 1 april 2019. I dessa fall kan du som leverantör fortsätta skicka fakturor enligt tidigare överenskommelser under hela avtalstiden.

Leverantörer, föreningar med flera som saknar särskilda avtal med kommunen och i dagsläget inte har möjlighet att skicka e-fakturor kan fortsätta att skicka pappersfakturor tills vidare.

Observera att PDF-fakturor inte är e-fakturor och därmed inte godkända enligt de nya lagkraven.

Rekvisitioner

Från 10 maj går Uppsala kommun över till att använda e-rekvisition och det innebär att rekvisitionsblock inte längre kommer att användas. Rekvisitionen skapas i kommunens inköpssystem och benämns som en elektronisk rekvisition (e-rekvisition).

E-rekvisitionen är en värdehandling och utseendet på e-rekvisitionen är unik för Uppsala kommun. En e-rekvisition skrivs ut i PDF-format och lämnas till dig som leverantör. Den nya versionen av rekvisition kommer att gälla från och med 10 maj. Den tidigare versionen är giltig till och med 30 juni 2021.

Mindre ändring i layouten på e-rekvisitionen den 17 juni!

För att göra det tydligare på e-rekvisitionen så har vi idag gjort en mindre ändring i layouten.

E-rekvisitionen är ju redan attesterad och kräver ingen underskrift på pappret, så från och med nu kommer attestantens namn stå förtryckt på raden längst ner.

Det blir mycket tydligare för er leverantören som tar emot e-rekvisitionen.

Viktigt att begära giltig legitimation

Det är viktigt att leverantören alltid begär giltig legitimation av den person som handlar med en e-rekvisition. Annars kan betalning utebli. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.

Uppsala kommun har två sorters rekvisitioner. En för kommunanställda och en för klienter som är i behov av försörjningsstöd.

E-rekvisition för kommunanställda

Rekvisitionerna är godkända och elektroniskt attesterade av behörig person enligt kommunens attestreglemente.
Exempel på hur en e-rekvisition ser ut (PDF, 88 KB)

Klientrekvisition

Det finns en särskild e-rekvisition för klienter som är i behov av försörjningsstöd (ekonomiskt bistånd). Rekvisitionen är attesterad med en underskrift av en behörig handläggare som även har skrivit dit personens namn och personnummer.

Observera att klientrekvisitionerna har en särskild faktureringsadress och att inga personuppgifter ska finnas med på fakturan, endast referens ska uppges. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.
Exempel på hur en klientrekvisition ser ut (PDF, 93 KB)

Du kan kontrollera giltigheten hos en rekvisition per telefon alternativt per e-post.

Verifiera rekvisition per telefon:

Under våra supporttider måndag-fredag 9.00-12.00 samt måndag 13.00-15.00 kan du verifiera rekvisitionen per telefon.

  • Ring till 018-726 00 60
  • Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).

Verifiera rekvisition via e-post:
Måndag-fredag 9.00-15.00

  • Mejla till ekonomisupport@uppsala.se
  • Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).
    Vi försöker att svara inom en timme under kontorstid.

Uppsala kommuns rekvisitioner är elektroniska och är giltiga en månad. För Uppsala kommuns avtalade leverantörer kan det finnas andra överenskommelser om giltighetstid.

​Fakturauppgifter och villkor

• Referenskod (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe), se mer information nedan
• Bankgiro – eller plusgiro
• Organisationsnummer
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp samt momssats
• Momsregistreringsnummer
• Vad fakturan avser

Läs om fakturor på skatteverket.se

Om det saknas uppgifter om exempelvis organisationsnummer, betalinformation eller   fakturanummer skickar vi tillbaka din faktura. Du får då skicka en ny faktura med de kompletterade uppgifterna, nytt fakturadatum och ny förfallodag.

Det är viktigt att fakturor ställs till Uppsala kommun, som är vårt juridiska namn.

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När du skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.

Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (= ansvarsnummer/kostnadsställe). I annat fall måste ni som leverantör fråga efter referensen. 

Uppsala kommuns faktureringsadress

Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala

Organisationsnummer: 212000-3005
VAT-nummer: SE212000300501

GLN-kod: 7340047000001
Peppol-id 0007: 2120003005

Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.

Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter, t.ex. vårdfakturor får inte skickas som e-faktura till Uppsala kommun. I dessa fall finns det olika regler beroende på vad fakturan avser.

Kontakta ekonomisupport@uppsala.se för vidare utredning.

Om ni efter överenskommelse med Uppsala kommun ska skicka dessa fakturor till separat fakturaadress gäller adressen nedan. Ange det kundnummer alternativt de personuppgifter ni kommit överens med mottagande verksamhet om på fakturan.  

Faktureringsadress för vårdfakturor

Uppsala kommun
Box 1108
751 41 Uppsala

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När du ska skicka en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen.

Om köparen inte betalar faktura i rätt tid medges att avgifter och dröjsmålsränta utgår enligt inkasso- och räntelagens bestämmelser (SFS 1981:739 och 1975:635). Framställan avseende ersättning för försent betald faktura bör lämnas till köparen senast 30 dagar efter erlagd betalning genom separat faktura. Av framställan ska hänvisning till försenad faktura och referenskod framgå. Krav på ersättning för sen betalning får ej påföras efterföljande faktura.

Om du ska betala tillbaka pengar till Uppsala kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska återbetalningen göras till Bankgiro 392-2713.

När Uppsala kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

  • Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.

  • Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Uppsala kommun som uppbördsman.

  • Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Mer information om F-skatt, momspliktig verksamhet och skattebefrielse hittar du på Skatteverkets webbplats.

Uppsala kommun omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid försäljning av byggtjänster. Det betyder att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten.

Därför ska alla byggföretag som säljer och fakturerar byggtjänster till kommunen

• fakturera tjänsten utan mervärdesskatt (moms)
• ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan
• ange kommunens VAT-nummer på fakturan, VAT-nummer: SE212000300501.

Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum/enligt överenskommen betalplan. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Dröjsmålsränta utgår enligt gällande räntelag.

Vi kortar betaltiden till leverantörer på grund av covid-19(coronavirus)

Istället för att vänta in förfallodatum betalar vi våra leverantörer direkt efter slutattest och eventuellt kontrollsteg.

Mer information till företag med anledning av covid-19 (coronavirus)

Olika typer av fakturor

Mer information om detta format hittar du på STFIs webbplats  

En korrekt referens ska alltid finnas med på fakturor till Uppsala kommun. Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror (=ansvar/kostnadsställe). Referensen gäller för hela fakturan.

Om Uppsala kommuns inköpsordernummer anges vid beställning (börjar på 31, är numerisk och består av 9 siffror) ska det placeras i fältet som heter "Orderreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet.

Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita

Uppsala Kommuns identitet vid Svefaktura: Organisationsnummer (2120003005) eller GLN-kod (7340047000001)

Taggar för att få referens och inköpsordernummer i rätt fält
Referens
<Invoice><RequisitionistDocumentReference><cac:ID>

Inköpsordernummer
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:OrderReference><cac:BuyersID>

Inköpsordernummer, radnummer (Orderradsreferens)
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:BuyersLineID>

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska EJ skickas som elektroniska fakturor (så kallade e-fakturor).

Vill du som leverantör skicka e-fakturor? Kontakta system.ek@uppsala.se

Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 via PEPPOL-nätverket. Uppsala kommuns PEPPOL-id är 0007:2120003005.

Mer information om detta format hittar du på STFIs webbplats .

En korrekt referens ska alltid finnas med på fakturor till Uppsala kommun. Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror (=ansvar/kostnadsställe). Referensen gäller för hela fakturan.

Om Uppsala kommuns inköpsordernummer anges vid beställning (börjar på 31, är numerisk och består av 9 siffror) ska det placeras i fältet som heter "Orderreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet.

Taggar för att få referens och inköpsordernummer i rätt fält
Referens
<Invoice><cbc:BuyerReference>

Inköpsordernummer
<Invoice><cac:OrderReference><cbc:ID>

Inköpsordernummer, radnummer (Orderradsreferens)
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cbc:LineID>

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska EJ skickas som elektroniska fakturor (så kallade e-fakturor).
Har du frågor om e-fakturor? Kontakta system.ek@uppsala.se

Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet EDIFACT (EDI), i enlighet med SFTI Fulltextfaktura, version 2.3

Läs mer på stfi.se

En korrekt referens ska alltid anges. Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Referensen gäller för hela fakturan och skall anges i taggen RFF+CR enligt nedanstående exempel.

Exempel för faktura med referens (ansvar/kostnadsställe) 7752:
RFF+CR:7752'

Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita
Uppsala Kommuns identitet vid EDI-/fulltext-faktura: GLN-kod 7340047000001

Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte skickas som elektroniska fakturor.

Vill du som leverantör skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) kontakta system.ek@uppsala.se

Uppsala Kommun kan ta emot så kallade periodiska fakturor. Periodisk fakturering ger möjligheter att effektivisera fakturahanteringen när det inte finns någon enskild beställning i botten. Det kan gälla exempelvis för hyror, energi och telefoni. Vi kan ta emot periodisk fakturering med två tekniska lösningar.

Alternativ 1:
SFTI Fulltextfaktura. Uppsala Kommun har i dagsläget version 2.3 av fulltextfaktura.
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen RFF+SS.
Exempel: RFF+SS:072-5189520.

Alternativ 2:
Svefaktura, i enlighet med SFTI Basic Invoice, version 1.0 .
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD".
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "CT" används för att specificera att det är referens till ett avtal som avses. Avtalsid anges enligt överens¬kommelse mellan leverantör och kund.
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD" ska användas för att specificera att det är referens till ett objekt (t.ex. hyresobjekt, telefonnummer) som avses.
Exempel:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" IdentificationSchemeID="CT">TELE</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ACD">0765123456</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>

Vill du som leverantör skicka periodiska fakturor kontakta system.ek@uppsala.se

Faktureringsadress för pappersfakturor:

Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Mejladress för PDF-fakturor:

leverantorsfaktura.uppsalakommun@uppsala.se

Observera att inga textmeddelanden som mejlas till denna adress läses, endast filerna hämtas.

Viktigt är det att det är en PDF-fil per faktura (inklusive bilagor). Man kan dock skicka in flera PDF-filer i samma mejl.

Filerna ska vara i formatet PDF eller Multi-Tiff.

 

Referens på fakturor till Uppsala kommun

När skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.

Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen

Betalningar till kommunen

Läs om hur du betalar fakturor från kommunen.
Betalningar till Uppsala kommun

Kontakta ekonomisupport

Telefon: 018-726 00 60  

måndag 9.00–12.00 och 13.00–15.00
tisdag–fredag 9.00–12.00

E-post: ekonomisupport@uppsala.se

Nyheter om leverantör och utförare

  • Utbildning i företagandets villkor

    Under tre år ska 600 tjänstepersoner och förtroendevalda utbildas i företagandets villkor. Det är en del i kommunens handlingsplan för näringslivsutveckling med ambitionen att kommunen ska vara en bra affärspartner och att fler företag ska lyckas i Uppsala.

  • Sämre ranking i företagsklimat trots insatser

    Trots stora insatser för att underlätta för näringslivet sjunker Uppsala i Svenskt näringslivs årliga ranking av företagsklimatet. Företagarnas betyg på bland annat kommunens service och bemötande, dialog och information till företag har stigit, men som helhet sjunker det.

  • Bostad, skola och information viktigt för internationella rekryteringar

    Möjligheten att få tag i bostad och skolplats för sina barn är avgörande för många personer som rekryterats internationellt av Uppsalas arbetsgivare. Nu kan båda frågorna bli enklare att hantera sedan kommunen har inlett ett nytt samarbete med en fastighetsägare och en ny internationell skola med brittisk läroplan etableras till hösten.

Se fler nyheter