Som leverantör till Uppsala kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss.
Det är lagkrav på att du som leverantör ska skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) till offentlig sektor. Lagen gäller dock inte inköp som görs på ramavtal utfärdade före 1 april 2019. I dessa fall kan du som leverantör fortsätta skicka fakturor enligt tidigare överenskommelser under hela avtalstiden.
Leverantörer, föreningar med flera som saknar särskilda avtal med kommunen och i dagsläget inte har möjlighet att skicka e-fakturor kan fortsätta att skicka pappersfakturor tills vidare.
Observera att PDF-fakturor inte är e-fakturor och därmed inte godkända enligt de nya lagkraven.
Rekvisitioner
Uppsala kommun använder endast e-rekvisitionen. E-rekvisitionen skapas i kommunens inköpssystem och benämns som en elektronisk rekvisition (e-rekvisition).
E-rekvisitionen är en värdehandling. Utseendet på den är unik för Uppsala kommun. En e-rekvisition skrivs ut i PDF-format och lämnas till dig som leverantör.
E-rekvisitionen är redan attesterad och kräver ingen underskrift på det utskrivna PDF-dokumentet. Attestantens namn står förtryckt på raden längst ner.
Viktigt att begära giltig legitimation
Det är viktigt att leverantören alltid begär giltig legitimation av den person som handlar med en e-rekvisition. Annars kan betalning utebli. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.
Uppsala kommun har två sorters rekvisitioner. En för kommunanställda och en för klienter som är i behov av försörjningsstöd.
E-rekvisition för kommunanställda
Rekvisitionerna är godkända och elektroniskt attesterade av behörig person enligt kommunens attestreglemente.
Exempel på hur en e-rekvisition ser ut (PDF, 92 KB)
Klientrekvisition
Det finns en särskild e-rekvisition för klienter som är i behov av försörjningsstöd (ekonomiskt bistånd). Rekvisitionen är attesterad med en underskrift av en behörig handläggare som även har skrivit dit personens namn och personnummer.
Observera att klientrekvisitionerna har en särskild faktureringsadress och att inga personuppgifter ska finnas med på fakturan, endast referens ska uppges. Information som skyddas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inte anges på fakturan.
Exempel på hur en klientrekvisition ser ut (PDF, 97 KB)
Du kan kontrollera giltigheten hos en rekvisition per telefon alternativt per e-post.
Verifiera rekvisition per telefon:
Under våra supporttider måndag-fredag 9.00-12.00 samt måndag 13.00-15.00 kan du verifiera rekvisitionen per telefon.
- Ring till 018-726 00 60
- Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).
Verifiera rekvisition via e-post:
Måndag-fredag 9.00-15.00
- Mejla till ekonomisupport@uppsala.se
- Be att få verifiera rekvisition och ange det ordernummer som finns på rekvisitionen (våra ordernummer är unika och börjar på 31 följt av sju siffror).
Vi försöker att svara inom en timme under kontorstid.
Uppsala kommuns rekvisitioner är elektroniska och är giltiga en månad. För Uppsala kommuns avtalade leverantörer kan det finnas andra överenskommelser om giltighetstid.
Fakturauppgifter och villkor
• Referenskod (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe), se mer information nedan
• Bankgiro – eller plusgiro
• Organisationsnummer
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp samt momssats
• Momsregistreringsnummer
• Vad fakturan avser
Läs om fakturor på skatteverket.se
Om det saknas uppgifter om exempelvis referensnummer, organisationsnummer, betalinformation eller fakturanummer skickar vi tillbaka din faktura. Du får då skicka en ny faktura med de kompletterade uppgifterna, nytt fakturadatum och ny förfallodag.
Det är viktigt att fakturor ställs till Uppsala kommun, som är vårt juridiska namn.
Referens på fakturor till Uppsala kommun
När du skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.
Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (= ansvarsnummer/kostnadsställe). I annat fall måste ni som leverantör fråga efter referensen.
Uppsala kommuns faktureringsadress
Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala
Organisationsnummer: 212000-3005
VAT-nummer: SE212000300501
GLN-kod: 7340047000001
Peppol-id 0007: 2120003005
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror.
Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.
Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter, till exempel vårdfakturor, ska skickas till nedanstående adress efter överenskommelse med mottagande verksamhet på Uppsala kommun. Ange på fakturan det kundnummer alternativt de personuppgifter ni kommit överens om med mottagande verksamhet.
Faktureringsadress för vårdfakturor
Uppsala kommun
Box 1108
751 41 Uppsala
Referens på fakturor till Uppsala kommun
När du ska skicka en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen.
Om du ska betala tillbaka pengar till Uppsala kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska återbetalningen göras till Bankgiro 392-2713.
När Uppsala kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.
- Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.
- Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Uppsala kommun som uppbördsman.
- Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Uppsala kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.
Uppsala kommun omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid försäljning av byggtjänster. Det betyder att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten.
Därför ska alla byggföretag som säljer och fakturerar byggtjänster till kommunen
• fakturera tjänsten utan mervärdesskatt (moms)
• ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan
• ange kommunens VAT-nummer på fakturan, VAT-nummer: SE212000300501.
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum/enligt överenskommen betalplan. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Dröjsmålsränta utgår enligt gällande räntelag.
Olika typer av fakturor
Mer information om detta format hittar du på STFIs webbplats
En korrekt referens ska alltid finnas med på fakturor till Uppsala kommun. Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror (=ansvar/kostnadsställe). Referensen gäller för hela fakturan.
Om Uppsala kommuns inköpsordernummer anges vid beställning (börjar på 31, är numerisk och består av 9 siffror) ska det placeras i fältet som heter "Orderreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet.
Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita
Uppsala Kommuns identitet vid Svefaktura: Organisationsnummer (2120003005) eller GLN-kod (7340047000001)
Taggar för att få referens och inköpsordernummer i rätt fält
Referens
<Invoice><RequisitionistDocumentReference><cac:ID>
Inköpsordernummer
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:OrderReference><cac:BuyersID>
Inköpsordernummer, radnummer (Orderradsreferens)
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:BuyersLineID>
Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska EJ skickas som elektroniska fakturor (så kallade e-fakturor).
Vill du som leverantör skicka e-fakturor? Kontakta system.ek@uppsala.se
Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 via PEPPOL-nätverket. Uppsala kommuns PEPPOL-id är 0007:2120003005.
Mer information om detta format hittar du på STFIs webbplats .
En korrekt referens ska alltid finnas med på fakturor till Uppsala kommun. Uppsala kommuns referens är numerisk och ska bestå av 2–6 siffror (=ansvar/kostnadsställe). Referensen gäller för hela fakturan.
Om Uppsala kommuns inköpsordernummer anges vid beställning (börjar på 31, är numerisk och består av 9 siffror) ska det placeras i fältet som heter "Orderreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet.
Taggar för att få referens och inköpsordernummer i rätt fält
Referens
<Invoice><cbc:BuyerReference>
Inköpsordernummer
<Invoice><cac:OrderReference><cbc:ID>
Inköpsordernummer, radnummer (Orderradsreferens)
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cbc:LineID>
Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska EJ skickas som elektroniska fakturor (så kallade e-fakturor).
Har du frågor om e-fakturor? Kontakta system.ek@uppsala.se
Uppsala kommun kan ta emot elektroniska fakturor i formatet EDIFACT (EDI), i enlighet med SFTI Fulltextfaktura, version 2.3
En korrekt referens ska alltid anges. Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Referensen gäller för hela fakturan och skall anges i taggen RFF+CR enligt nedanstående exempel.
Exempel för faktura med referens (ansvar/kostnadsställe) 7752:
RFF+CR:7752'
Uppsala Kommuns VAN-leverantör: Opus Capita
Uppsala Kommuns identitet vid EDI-/fulltext-faktura: GLN-kod 7340047000001
Fakturor som innehåller information med risk att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte skickas som elektroniska fakturor.
Vill du som leverantör skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) kontakta system.ek@uppsala.se
Uppsala Kommun kan ta emot så kallade periodiska fakturor. Periodisk fakturering ger möjligheter att effektivisera fakturahanteringen när det inte finns någon enskild beställning i botten. Det kan gälla exempelvis för hyror, energi och telefoni. Vi kan ta emot periodisk fakturering med två tekniska lösningar.
Alternativ 1:
SFTI Fulltextfaktura. Uppsala Kommun har i dagsläget version 2.3 av fulltextfaktura.
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen RFF+SS.
Exempel: RFF+SS:072-5189520.
Alternativ 2:
Svefaktura, i enlighet med SFTI Basic Invoice, version 1.0 .
Objektet (t.ex. mobilnummer) ska läggas i taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD".
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "CT" används för att specificera att det är referens till ett avtal som avses. Avtalsid anges enligt överens¬kommelse mellan leverantör och kund.
Taggen AdditionalDocumentReference med attribut "ACD" ska användas för att specificera att det är referens till ett objekt (t.ex. hyresobjekt, telefonnummer) som avses.
Exempel:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" IdentificationSchemeID="CT">TELE</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ACD">0765123456</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
Vill du som leverantör skicka periodiska fakturor kontakta system.ek@uppsala.se
Faktureringsadress för pappersfakturor:
Uppsala kommun
Box 1023
751 40 Uppsala
Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.
Mejladress för PDF-fakturor:
leverantorsfaktura.uppsalakommun@uppsala.se
Observera att inga textmeddelanden som mejlas till denna adress läses, endast filerna hämtas.
Viktigt är det att det är en PDF-fil per faktura (inklusive bilagor). Man kan dock skicka in flera PDF-filer i samma mejl.
Filerna ska vara i formatet PDF eller Multi-Tiff.
Referens på fakturor till Uppsala kommun
När skickar en faktura till Uppsala kommun måste du ange en korrekt referens.
Uppsala kommuns referens är numerisk och skall bestå av 2–6 siffror. Varje enhet inom Uppsala kommun har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe). Om detta inte uppges måste ni som leverantör fråga efter referensen
Betalningar till kommunen
Läs om hur du betalar fakturor från kommunen.
Betalningar till Uppsala kommun
Telefon: 018-726 00 60
måndag 9.00–12.00 och 13.00–15.00
tisdag–fredag 9.00–12.00
E-post: ekonomisupport@uppsala.se
