Diarienr:

KSN-2024-01334

Arbetsplats:

Fastighetsstaben, enheten affärsstöd

Förvaltning:

Kommunledningskontoret

Publicerad:

2024-04-16

Är du en person med hög servicekänsla och integritet? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för ledningens arbete? Är du dessutom noggrann och trivs i en roll som ställer höga krav på samarbete och kommunikation? Då kan jobbet som ledningskoordinator var rätt för dig!

Fastighetsstaben på kommunledningskontoret söker en ledningskoordinator. I rollen kommer du ledas i arbetet av fastighetsdirektör och fungera som stöd direkt till direktören och ledningsgruppen. Organisatoriskt har du din placering i enheten affärsstöd på fastighetsstaben.

Fastighetsstaben i Uppsala kommun ansvarar för hela kommunens lokalförsörjning samt förvaltar ett fastighetsbestånd. Verksamheten omsätter cirka 2 miljarder kronor och är organiserad i de tre enheterna lokalförsörjning, förvaltning och affärsstöd. Lokalförsörjningen ansvarar för att de kommunala verksamheterna har lokaler och bostäder idag och i framtiden, förvaltningens ansvar är att säkerställa att lokaler och bostäder är i ett välfungerande skick inom givna ekonomiska ramar och affärsstöd bistår de två andra enheterna med bl.a. juridisk, ekonomisk och systemkunskap.

Ditt uppdrag

Vi söker dig som trivs med att arbeta i en administrativ och koordinerande roll på ledningsnivå. I rollen som ledningskoordinator kommer du att hantera ett brett spektrum av arbetsuppgifter. Du kommer att arbeta både med sådant som är enkelt och återkommande, men också uppgifter som är nya och utmanande. Du kommer främst att stötta fastighetsdirektören med administrativa uppgifter och underlag inför möten. Det innebär bland annat att du planerar, samordnar och bokar in direktörens och ledningsgruppens möten. Vid ledningsgruppens möten samt i andra forum som leds av fastighetsdirektören skriver du också mötesanteckningar och protokoll samt tar fram presentationer.

I din roll ingår även att administrera och koordinera aktiviteter som är kopplade till fastighetsdirektören. Det kan exempelvis innebära att administrera konferenser, event och utbildningar som fastighetsstaben anordnar. Det innebär ett särskilt ansvar för bokningar, inbjudningar, anmälningar, beställning av fika, samt ekonomisk redovisning kopplat till dessa bokningar. I tjänsten ingår också koordinerande av mindre projekt, främst kopplade till administrationen. Sammanhangen är stundtals komplexa och tempot är periodvis högt.

Din bakgrund

Vi söker dig som har erfarenhet av att ge chefstöd i administrativa och koordinerande uppgifter, gärna mot direktör eller vd i en större verksamhet. Du har erfarenhet av och god förmåga att skriva minnesanteckningar och protokoll och det är meriterande om du har erfarenhet av att organisera och administrera konferenser och/eller utbildningsinsatser. Det är även meriterande om du har erfarenhet av offentlig verksamhet och har en relevant eftergymnasial utbildning från högskola eller universitet. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, och vara en van användare av MS Office och andra digitala verktyg. 

Du är en serviceinriktad person som är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har god samarbetsförmåga och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Du är bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete utan att ge avkall på utrymme för flexibilitet. Du har förmågan att se möjligheter i förändringar och tar initiativ och sätter igång aktiviteter för att uppnå resultat.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta:
Carl Ljunggren, fastighetsdirektör, 018-727 10 85

Fackliga företrädare:
Akavia och Saco-rådet, Jonny Eliasson, 018-727 22 12
Vision, Liselotte Ehn, 018-727 49 49

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta enheten för kompetensförsörjning: 018-727 67 05

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation

Välkommen till kommunledningskontoret. Här jobbar du tillsammans med medarbetare på staber för kommunikation, HR, IT, ekonomi, upphandling och fastighet samt avdelningarna kvalitet och planering, hållbarhet, trygghet, säkerhet och beredskap, samt kansli. På kommunledningskontoret ligger även organisationerna för näringsliv och destination samt gemensam service. Kommunledningskontoret är länken mellan våra förtroendevaldas beslut och kommunens alla verksamheter. Vårt uppdrag är bland annat att samordna och driva övergripande frågor inom demokrati, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet.

Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på Jobba hos oss - Uppsala kommun

Anställningsvillkor

Information

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.

När du söker jobb hos oss vill vi att du gör detta online. Klicka på knappen nedan ”Sök jobbet”.

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Sök jobbet