Rapport

Granskning av övergripande kontroller i redovisningen

KPMG har av Uppsala kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens övergripande kontroller i redovisningen.

Sammanfattning

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att ekonomi- och redovisningsfunktionerna är organiserade på ett sätt som ger goda förutsättningar för en hög kvalitet i redovisningen. De instruktioner rörande löpande bokföring, månadsbokslut, delårsrapporter och årsredovisning som tillgängliggörs ger goda förutsättningar för en rättvisande redovisning.

Utrymme för förstärkt kontroll finns dock. Inom följande områden rekommenderar vi att åtgärder vidtas:

Exploateringsverksamheten:

  • En detaljerad tidplan bör fastställas för upphandling och implementering av ändamålsenligt systemstöd.
  • Det måste säkerställas att redovisningen är avstämd och korrekt även fram till det att systemstödet är på plats. Nya rapportmallar har tagits fram och första skarpa test blir i delårsbokslutet per 31 augusti 2019.
  • Systemstöd behöver även tas fram för snabba och tillförlitliga kalkyleringar av markförsäljningar och investeringar i infrastruktur m m. Vissa mallar har framtagits.
  • Bevakning och planering för hantering av föreslagna ändringar av regler rörande periodiseringar.

Koncernredovisningen:

  • En anpassning av avskrivningar på byggnader i koncernen bör ske så att samma bedömningar om livslängd m m som tillämpas i bolagen även tillämpas i koncernen, vilket innebär att komponentmetoden ska tillämpas även i koncernen, i enlighet med de krav som gäller även för kommunen.
  • Hantering av de felaktiga avskrivningar som skett i koncernen under några år och som ligger kvar i bokförda värden och eget kapital.
  • Införande av anläggningsregister för koncernens byggnader.
  • Samtliga åtgärder bör vara genomförda för genomslag i årsbokslutet för 2019. Ett arbete har inletts av kommunen och pågår för att utreda och analysera koncernmässiga värden med tillämpning av komponentmetoden.

Manuella bokföringsorder:

  • Manuella bokföringsorder har större risk för fel än andra transaktioner och avser ofta stora belopp. Trots det attesteras inte dessa bokföringstransaktioner med systematik.
  • Vi rekommenderar att transaktioner över visst belopp attesteras digitalt.
  • Vi rekommenderar efterkontroll av ett urval av manuella bokföringsorder.
  • Vi rekommenderar att efterkontroller sker även som del av de årliga planerna för uppföljning av intern kontroll.

Organisation och ansvar:

  • Vi rekommenderar att ett tydligt avstämningsansvar för balans-räkningens konton och även verksamheternas resultaträkningar definieras och uttalas. Det är vår bedömning att en otydlighet i uppdrag och ansvar kan ha haft betydelse för att exploateringsredovisningen under många år varit felaktig.
  • Ny lag om kommunal redovisning och bokföring:
  • Förberedelser för utformning och uppdatering av årsredovisningen för 2019 måste ske i god tid och bör vara genomförda innan årsskiftet 2019/2020.