Rapport

Granskning av övergripande kontroller i redovisningen

KPMG har av Uppsala kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens övergripande kontroller i redovisningen.

Sammanfattning

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att ekonomi- och redovisningsfunktionerna är organiserade på ett sätt som ger goda förutsättningar för en hög kvalitet i redovisningen. De instruktioner rörande löpande bokföring, månads-bokslut, delårsrapporter och årsredovisning som tillgängliggörs ger goda förutsättningar för en rättvisande redovisning.

Utrymme för förstärkt kontroll finns dock. Inom följande områden rekommenderar vi att åtgärder vidtas:

Exploateringsverksamheten:

  • En detaljerad tidplan bör fastställas för upphandling och implementering av ändamålsenligt systemstöd.
  • Det måste säkerställas att redovisningen är avstämd och korrekt även fram till det att systemstödet är på plats. Nya rapportmallar har tagits fram och första skarpa test blir i delårsbokslutet per 31 augusti 2019.
  • Systemstöd behöver även tas fram för snabba och tillförlitliga kalkyleringar av markförsäljningar och investeringar i infrastruktur m m. Vissa mallar har framtagits.
  • Bevakning och planering för hantering av föreslagna ändringar av regler rörande periodiseringar.

Koncernredovisningen:

  • En anpassning av avskrivningar på byggnader i koncernen bör ske så att samma bedömningar om livslängd m m som tillämpas i bolagen även tillämpas i koncernen, vilket innebär att komponentmetoden ska tillämpas även i koncernen, i enlighet med de krav som gäller även för kommunen.
  • Hantering av de felaktiga avskrivningar som skett i koncernen under några år och som ligger kvar i bokförda värden och eget kapital.
  • Införande av anläggningsregister för koncernens byggnader.
  • Samtliga åtgärder bör vara genomförda för genomslag i årsbokslutet för 2019. Ett arbete har inletts av kommunen och pågår för att utreda och analysera koncernmässiga värden med tillämpning av komponentmetoden.

Manuella bokföringsorder:

  • Manuella bokföringsorder har större risk för fel än andra transakt-ioner och avser ofta stora belopp. Trots det attesteras inte dessa bokföringstransaktioner med systematik.
  • Vi rekommenderar att transaktioner över visst belopp attesteras digitalt.
  • Vi rekommenderar efterkontroll av ett urval av manuella bokföringsorder.
  • Vi rekommenderar att efterkontroller sker även som del av de årliga planerna för uppföljning av intern kontroll.

Organisation och ansvar:

  • Vi rekommenderar att ett tydligt avstämningsansvar för balans-räkningens konton och även verksamheternas resultaträkningar definieras och uttalas. Det är vår bedömning att en otydlighet i uppdrag och ansvar kan ha haft betydelse för att exploateringsredovisningen under många år varit felaktig.
  • Ny lag om kommunal redovisning och bokföring:
  • Förberedelser för utformning och uppdatering av årsredovisningen för 2019 måste ske i god tid och bör vara genomförda innan årsskiftet 2019/2020.