Rapport

Granskning av kommunens kontroll över externa kostnader

KPMG har av Uppsala kommuns revisorer fått i uppdrag att belysa kommunens kontroll över externa rörande kostnader.

Sammanfattning

Utifrån vad som framkommit i granskningen bedömer vi att kommunen har en tydlig övergripande styrmodell och att ändamålsenliga anpassningar gjorts och pågår till den från 2017 nya organisationen. Vår bedömning är att kommunen i stort har bra styrdokument och kontroller. Kommunen har dock ett stort antal utbetalningar, drygt 70 000 per år, ur systemet Pro Capita utan dualitet i godkännandeförfarandet. Vidare hanteras ca 8 000 leverantörsfakturor i ett manuellt attestflöde. Vi bedömer att kontrollerna är starkast för de ca 375 000 fakturor som följer det digitala attestflödet med dualitet i Agresso men i ett så stort antal fakturor är det ofrånkomligt att fel uppstår trots de tvingande kontrollerna.

Det är respektive styrelse och nämnd som ansvarar för kostnadskontrollen inom sina verksamhetsområden. Ett viktigt verktyg för kontroll över både kostnader och redovisning är en löpande och aktiv budgetuppföljning på alla organisatoriska nivåer. En sådan uppföljning praktiskt taget förutsätter att budgeten på varje nivå upprättas och periodiseras med hög detaljeringsgrad.

Med ca 450 000 leverantörsfakturor och andra betalningsunderlag per år behöver kontrollerna så långt möjligt vara automatiserade. En fortsatt digitalisering av godkännandeförfaranden bör ske.

Utöver en fortsatt utveckling av styrning och uppföljning av verksamheter och ekonomi rekommenderar vi att

  • användandet av det digitala beställningssystemet utökas så att en betydligt större andel än dagens 2% följer detta flöde
  • samtliga leverantörsavtal registreras i det digitala avtalsregistret
  • efterkontroller av inköp regelmässigt sker som del av nämndernas egna uppföljningar av den interna kontrollen
  • efterkontroller sker även av manuella bokföringsordrar
  • en analys görs av periodiseringen av årsvisa kostnader såsom föreningsbidrag.