Uppsala är Sveriges snabbast växande kommun. Om vi fortsätter att växa med samma takt kommer befolkningen att öka från 230 000 till 350 000 invånare till år 2050. För en hållbar utveckling behöver vi bygga 3 000 bostäder per år.

Detta ställer bland annat krav på en effektiv hantering av grävtillstånd, enligt Lars Fredriksson, chef på den enheten som hanterar grävtillstånd på stadsbyggnadsförvaltningen.

– Processen för grävtillstånd uppfattas idag som onödigt krånglig och tidsödande av många, mycket på grund av att den inte är digitaliserad fullt ut. En konsekvens är att handläggningen inte blir så tidseffektiv som den skulle kunna vara och att entreprenörernas önskade tidplan för sina projekt ofta blir förskjuten, säger han. 

– Ytterligare en konsekvens är att samordningen av projekt inte alltid blir optimal. Det kan i sin tur påverka både invånare och det lokala näringslivet negativt. Särskilt när grävprojekt genomförs i anslutning till affärslokaler eller på annat sätt hindrar kunder eller transporter. Det finns därför ett stort behov av att såväl handläggningen som själva grävprojekt genomförs så smidigt och snabbt som möjligt.

Ville ha ett utifrånperspektiv

Kommunen har tagit fram en kravspecifikation för att handla upp ett IT-system för att underlätta arbetet. Specifikationen gjordes av medarbetare och utifrån medarbetarnas behov. Lars Fredriksson ville därför komplettera med ett utifrånperspektiv och tog kontakt med innovationslabbet och hade en första workshop i april 2021.

– Jag tyckte det lät bra och spännande att jobba med tjänstedesign och labbet har hjälpt mig med upphandlingen av en tjänstedesignbyrå. Dessutom har vi nu tagit de första stegen för att förbereda arbetet med byrån, säger Lars.

Enklare både för kund och handläggare

Den tjänst som utvecklas ska underlätta för alla som söker grävtillstånd, trafikanordningsplaner och markupplåtelse. Tanken är att processen ska förenklas ur ett kundperspektiv men också förenkla handläggningen och förkorta handläggningstiderna. Kunden ska få möjlighet att följa sitt ärende och få tillgång till specifik information om just sitt projekt. Ett delmål är att enheten som arbetar med tillståndsprövning ska digitaliseras helt eller delvis.

– Vi vill helt enkelt skapa en tydlig och lätthanterlig sökprocess. Och ytterligare ett delmål är att vi på enheten vill lära oss mer om hur vi kan använda tjänstedesign i vår fortsatta utveckling, säger Lars.

Målet är att digitaliseringen ska vara färdig till årsskiftet 2021/2022.

Innovationslabbet

Vill du veta mer om innovationslabbet är du välkommen att ta kontakt på innovation@uppsala.se